31.4 Kontroll og dokumentasjon

NS 8405 pkt. 31.4 har seks ledd. Regningsarbeid skal dokumenteres løpende med ukentlige kostnadsrapporter som byggherren kan kontrollere innen 14 dager. Passer byggherren fristen, regnes oppgavene som godkjent grunnlag for oppgjøret, med mindre entreprenøren har gitt uriktige opplysninger forsettlig eller grovt uaktsomt.

Første ledd

Første ledd er kjernen i kontrollregimet. Er ikke annet avtalt, skal entreprenøren hver uke sende byggherren spesifiserte oppgaver over påløpte kostnader. Oppgavene skal minst vise materialforbruk og tidsforbruk for mannskap og maskiner, men oppramsingen er ikke uttømmende. Det sentrale er at kostnadene er påløpt og står i sammenheng med de avtalte arbeidene.

Entreprenøren skal sende oppgavene uten at byggherren må be om det. Det stiller krav til orden i dokumentasjonssystemet og til at underentreprenører leverer grunnlag i tide. For entreprenøren er løpende rapportering viktig bevismessig. Byggherren får samtidig reell mulighet til å sammenholde kostnader med det som faktisk skjer på byggeplassen.

Når kostnader og tidsforbruk skyldes forsinkelse eller svikt ved byggherrens leveranser eller medvirkning, kan entreprenøren kreve at oppgavene sendes høyst én gang per måned. Entreprenøren må aktivt kreve dette. Det er ikke nok å sende månedlig uten å ha bedt om utsatt frist. I «plunder og heft»-situasjoner etter pkt. 25.2 kan ukentlig dokumentasjon være vanskelig, men entreprenøren skal likevel orientere byggherren løpende etter pkt. 25.3.

Byggherren skal kontrollere oppgavene innen 14 dager etter mottak. Innen samme frist kan byggherren kreve ytterligere dokumentasjon og nærmere spesifikasjon av forhold entreprenøren påberoper som grunnlag for krav. Kravet skal så vidt mulig konkretiseres, slik at entreprenøren vet hva som etterspørres.

Timelister trenger ikke være attestert, men byggherren kan etterspørre mer dokumentasjon. Attestasjon ute på plass bekrefter normalt bare at personell har vært til stede, ikke at arbeidet var nødvendig eller effektivt. Byggherren kan uansett vurdere om kravet står i rimelig forhold til det utførte etter pkt. 31.1.

Annet ledd

Annet ledd regulerer tilleggsdokumentasjon. Krever byggherren mer informasjon, skal entreprenøren gis en etter forholdene rimelig frist. Fristen skal ikke være kortere enn 14 dager. Entreprenøren kan altså få lengre tid når omfanget av dokumentasjonen tilsier det.

Byggherren har deretter 14 dager til å kontrollere tilleggsinformasjonen. Poenget er at entreprenøren skal få rask tilbakemelding underveis, ikke først ved sluttoppgjør.

Tredje ledd

Tredje ledd er byggherrens varslingsplikt. Mener byggherren at oppgavene ikke stemmer med det som er utført eller levert, eller at de bygger på uriktige opplysninger, skal han varsle entreprenøren senest innen 14-dagersfristen i første ledd eller tilleggsfristen i annet ledd.

Byggherren kan ikke nøye seg med et generelt krav om mer dokumentasjon uten å presisere hva som bestrides. Et uklart krav kan oppfattes som trenering av betalingsplikten, og det åpner ikke bestemmelsen for.

Fjerde ledd

Fjerde ledd fastsetter hovedregelen om passivitet. Varsler ikke byggherren innen fristene i tredje ledd, legges oppgavene til grunn for oppgjøret. Entreprenøren kan da innrette seg i tillit til at kostnadsnivået er akseptert.

Unntaket gjelder når oppgavene er uriktige som følge av forsett eller grov uaktsomhet hos entreprenøren. Grov uaktsomhet kreves som hovedregel, og domstolene er tilbakeholdne med å karakterisere feil som grovt klanderverdig. Forsett foreligger når entreprenøren bevisst fører timer han vet ikke har medgått.

Mener entreprenøren at byggherrens varsel kom for sent, må han reagere etter pkt. 8 tredje ledd.

Femte ledd

Femte ledd er sanksjonen mot entreprenøren. Leverer entreprenøren ikke oppgaver som kreves i første ledd, eller oversitter han fristen i annet ledd, har han bare krav på dekning av utgifter byggherren måtte forstå at entreprenøren har hatt, med tillegg av påslag.

Vurderingstemaet er hva byggherren måtte forstå, ikke hva han burde forstå. Entreprenøren risikerer altså betydelig reduksjon dersom dokumentasjonen mangler eller kommer for sent.

Sjette ledd

Sjette ledd er byggherrens sikkerhetsklausul. Byggherren kan senere påberope seg at de totale kostnadene ved regningsarbeidet er blitt unødvendig høye på grunn av urasjonell drift eller annet uforsvarlig forhold, selv om han har godtatt løpende oppgaver og betalt fakturaer.

Det holder ikke å vise at enkelttimer var høye. Byggherren må vise at det samlede timeforbruket ble unødvendig høyt, og at merkostnaden skyldes urasjonell drift eller uforsvarlig forhold. Byggherren bør påtale urasjonell drift underveis når dokumentasjonen strømmer inn. Senere påstander blir vanskeligere å føre frem dersom byggherren har vært passiv.

Etterkalkulasjoner og bransjetariffer kan brukes som sammenligningsgrunnlag, men vurderingen må ta hensyn til særlige forhold som rehabilitering, dårlig koordinering fra byggherren og forsinkede tegninger. Dersom entreprenøren har gitt kostnadsoverslag etter pkt. 31.2 uten å varsle vesentlige overskridelser, kan det også påvirke bevisvurderingen.