28.3 Dokumentasjon og måling

NS 8405 pkt. 28.3 har seks ledd. Når du krever avdrag eller annet vederlag etter pkt. 28.1 eller pkt. 28.2, må fakturaen være spesifisert og kontrollerbar, med nødvendig dokumentasjon og målinger.

Første ledd

Første ledd stiller krav til selve fakturaen. Du skal sende en spesifisert faktura som byggherren kan kontrollere, og som ved behov kan sammenholdes med kontraktsdokumentene.

Spesifisert betyr at det må fremgå hva som er utført siden forrige faktura. Ved enhetspriser angir du mengder og priser som grunnlag for beløpet. Postene bør følge samme oppsett som i kontraktens mengdebeskrivelse, slik at kontrollen blir enkel. Beregningene kan ligge i vedlegg, for eksempel et regneark.

En uspesifisert a konto-faktura utløser ingen betalingsplikt, selv om det er åpenbart at du har utført arbeid. Byggherren må da protestere innen betalingsfristen med konkrete innsigelser.

Bestemmelsen gjelder både avdrag og annet vederlag underveis. Reglene retter seg mot fremdriftsfakturering etter pkt. 28.1 og pkt. 28.2, ikke sluttfakturaen i seg selv. Ved sluttoppgjøret gjelder egne regler i pkt. 33. Likevel må du som hovedregel kunne dokumentere også sluttfakturaen når byggherren trenger det for å kontrollere kravet.

Mangler nødvendig dokumentasjon, kan byggherren holde tilbake betaling. Det fratar deg ikke automatisk kravet. Når det er klart at arbeid er utført, men måling mangler, må byggherren likevel ta stilling til hva som utvilsomt er produsert. Tvilen om omfang bærer du. Har du målingene senere, kan du sende dem som tilleggsdokumentasjon.

Annet ledd

Annet ledd krever vedlegg. Fakturaen skal ha målinger og annen dokumentasjon som er nødvendig for byggherrens kontroll.

Hva som er nødvendig, avhenger av kontraktens vederlagsform. Ved fastpris kan det være nok med dokumentasjon som viser at fremdriften følger avtalt faktureringsplan. Ved enhetspriser må du legge ved målinger av utført volum. Ved regningsarbeider, enten avtalt eller som endring, må du typisk vedlegge timelister, innkjøpsfakturaer og annen kostnadsdokumentasjon, jf. også pkt. 31.3.

Samme krav gjelder arbeid utført av underentreprenører. Det holder ikke å legge ved UE-fakturaen hvis den ikke inneholder det byggherren trenger for å kontrollere mengder og priser.

Du avgjør i utgangspunktet hvilke dokumenter som skal med. Sender du for lite, risikerer du at byggherren ikke betaler hele eller deler av fakturaen. I praksis er det tryggere å legge ved litt mer enn nødvendig.

Når dokumentasjonen oppfyller kravene, kan byggherren ikke kreve ytterligere underlag uten særskilt avtale. Krever han mer, må han være presis om hva som mangler. En generell innsigelse om «mangelfull dokumentasjon» er normalt ikke nok til å utsette forfall. Du bør likevel etterkomme rimelige krav når det er enkelt, for å unngå betalingstvist.

Mangler dokumentasjon bare for en del av fakturaen, skal byggherren betale den delen som er tilstrekkelig dokumentert, jf. pkt. 29.3. Han kan bare holde tilbake beløpet innsigelsen faktisk gjelder. Urettmessig tilbakeholdelse kan gi grunnlag for forsinkelsesrenter.

Prosjektadministrative bestemmelser i tilbudsgrunnlaget kan stille ekstra krav til fakturaformat og adressering. Om brudd på slike ordensregler får misligholdsvirkning, må vurderes konkret ut fra hva kontrakten faktisk sier.

Tredje ledd

Tredje ledd fordeler ansvar for måling. Du skal foreta målinger og påvisninger som er nødvendige for å beregne avdrag og øvrig fakturagrunnlag. Byggherren har rett til å delta, og du skal varsle ham i rimelig tid.

Måling betyr her beregning av volumet kontraktens priser skal legges til grunn for. Ved enhetspriskontrakter er vederlaget produktet av mengde og enhetspris. Målereglene i kontrakten avgjør om du måler faktiske masser, teoretiske mengder, på tegning eller ute på byggeplassen.

Du bærer kostnadene ved målingen fordi det er ditt vederlagskrav som skal underbygges. Varsel sendes skriftlig til byggherrens representant etter pkt. 6 og pkt. 8. Hva som er rimelig tid, vurderes konkret ut fra byggets kompleksitet og din produksjon. Normalt snakker vi om dager, ikke uker.

Du bestemmer tidspunktet for målingen. Byggherren kan ikke kreve utsettelse bare fordi han ønsker et annet tidspunkt, så lenge varselet er rettidig. I praksis avtales tidspunkt ofte i forkant.

Byggherren har rett til å overvære, ikke plikt. Møter han, kan han gjøre egne kontrollmålinger på egen regning. Finner kontrollen feil i hans disfavør, kan det være rimelig at du dekker kostnadene.

Mangler varsel og byggherren ikke aksepterer resultatet, bør du innkalle til ny måling. Nekter du det, kan han måle på egen hånd og kreve dekket kostnadene, uavhengig av om kontrollen avdekker feil.

Deltar byggherren ikke til tross for varsel, legges dine målte mengder til grunn. Han beholder innsigelser til sluttoppgjøret, og kan senere kontrollmåle der det fortsatt er mulig. Dette skiller tredje ledd fra femte ledd, der manglende oppmøte kan binde byggherren hardere.

Fjerde ledd

Fjerde ledd setter tidspunktet for måling. Du skal måle så snart de nødvendige forutsetningene foreligger.

For arbeid som senere kan kontrollmåles, er leddet først og fremst en ordensregel. Du kan ikke vente unødig med måling bare fordi fakturaen ikke sendes med én gang. For arbeid som skal dokumenteres underveis, bør måling skje før forholdene endres, for eksempel før fylling skjuler gravevolum.

Femte ledd

Femte ledd gjelder arbeid som ikke senere lar seg kontrollmåle, typisk det som blir innebygget eller skjult. Da skal du med rimelig varsel forlange måling i fellesskap med byggherren, før arbeidet lukkes.

Her er det ikke nok at byggherren bare kan overvære. Målingen skal skje sammen. Unnlater byggherren å møte etter varsel, er han bundet av din måling, med mindre den åpenbart er uriktig.

Åpenbart uriktig er et strengt vilkår. Byggherren må sannsynliggjøre feilen med tilnærmet sikkerhet. Størrelsen på avviket alene er ikke nødvendigvis avgjørende. Finnes rimelig tvil, legges din måling til grunn.

Møter ikke du til fellesmåling, kan byggherren ikke binde deg med en måling han utfører alene. Han kan kreve dekket kostnader ved forgjeves oppmøte. Risikerer du at arbeidet lukkes uten måling, bærer du usikkerheten om omfang.

Er målingen åpenbart feil, må det foretas korrigering. Finnes alternative måleresultater, brukes disse. Kan riktig omfang ikke fastslåes fordi muligheten for ny måling er borte, må grunnlaget skjønnsmessig vurderes ut fra det som er sannsynlig.

Sjette ledd

Sjette ledd velger måleregler når kontrakten er taus. Er ikke annet avtalt, skal måling skje etter den Norsk Standard-utgaven som gjaldt ved kontraktsinngåelsen. Normalt er det NS 3420 som gir de aktuelle reglene.

Finnes ingen anvendelige regler der, faller du tilbake på allment aksepterte oppmålingsregler i bransjen. I noen fag, som stillas, finnes flere parallelle måletradisjoner. Da bør partene avtale konkrete regler i kontrakten. Uten avtale kan usikkerhet om målemetode gi tvist både ved prising og ved oppgjør.

Det er målereglene ved kontraktsinngåelsen som gjelder. Endres standarder mellom tilbud og kontraktsinngåelse, bør du sikre at avtalen fortsatt matcher det du har lagt til grunn i prisen.