4.2 Totalentreprenørmøter

Pkt. 4.2 er rammen for prosjektets faste møter mellom totalentreprenøren og TUE om prosjektering, utførelse og fremdrift. Bestemmelsen må leses sammen med det generelle om møter i pkt. 4.1 Generelt om møter, med pkt. 4.3 Møter med kontraktsmedhjelpere om TUEs møter med egne medhjelpere, og med pkt. 9 Partenes representanter og pkt. 5 Varsler og krav når spørsmålet er hvem som kan binde partene og hva som regnes som skriftlig melding.

Første ledd

Første ledd pålegger totalentreprenøren å innkalle jevnlig til totalentreprenørmøter som gjelder prosjektering, utførelse og fremdrift. TUE kan selv innkalle til slike møter når det er behov for det. Innkallingen skal i vanlige tilfeller skje med minst sju dagers varsel.

Poengene er forutsigbar oppfølging og felles oversikt over prosjektet. «Jevnlig» innkalling og temaene prosjektering, utførelse og fremdrift viser at møtene skal dekke både planlegging og gjennomføring, ikke bare orientering. At også TUE kan innkalle, hindrer at viktige avklaringer utsettes dersom totalentreprenøren ikke tar initiativ. Varslingsfristen gir begge parter tid til å forberede seg og sette inn riktige personer.

Annet ledd

Annet ledd sier at partenes deltakere på møtet skal ha fullmakt til å avgjøre ordinære saker. TUE skal i det omfanget det trengs, stille med representanter fra kontraktsmedhjelpere.

Regelen skal sikre at møtet faktisk kan brukes til beslutninger i det daglige prosjektet, ikke bare til status. Hva som er «ordinære» saker må vurderes i hvert tilfelle, men utgangspunktet er saker som hører til normal gjennomføring. Fullmakten henger sammen med hvem som er partenes representanter etter pkt. 9 Partenes representanter, slik at det er klart hvem som kan forplikte hver part. Kravet om at TUE stiller med folk fra kontraktsmedhjelpere der det er nødvendig, skal sikre at faglige grensesnitt og utførelse blir tilstrekkelig dekket i møtet. Dette står i et naturlig forhold til pkt. 4.3 Møter med kontraktsmedhjelpere, der TUE selv holder møter med sine underleverandører og medhjelpere.

Tredje ledd

Tredje ledd regulerer referat. Dersom partene ikke har avtalt noe annet, skal totalentreprenøren føre referat fra møtet. Referatet skal sendes i god tid før neste møte til de andre som deltok på møtet og til partenes representanter. Eventuelle innsigelser mot referatet må komme uten ugrunnet opphold, og senest i det første ordinære totalentreprenørmøtet etter at referatet er mottatt.

Referatet blir dermed et sentralt spor i prosjektet. Etter pkt. 5 Varsler og krav regnes for øvrig varsel og krav som er ført inn i referat etter pkt. 4.2 som skriftlige, med mindre annet følger av kontrakten. Fristen for innsigelser betyr at passivitet kan få betydning senere: lar en part være å protestere i tide, blir det tyngre å gjøre gjeldende at referatet gjengir møtet feil. Samtidig er «uten ugrunnet opphold» et krav om at man må reagere rimelig fort når man vil si fra om feil.