9 Partenes representanter

Pkt. 9 etablerer en tydelig beslutningslinje i prosjektet: Byggherren og Totalentreprenøren skal hver utpeke en representant for spørsmål som gjelder kontrakten. Hovedpoenget er praktisk og bevismessig samtidig. Den andre parten skal vite hvem som faktisk kan motta meddelelser, gi svar og binde parten utad. Når linjene er klare, blir det mindre risiko for misforståelser om hvem som fikk hva, og når det ble gitt beskjed. Dette må leses sammen med pkt. 5 Varsler og krav, som bygger på at varsler og krav går til riktig mottaker.

Bestemmelsen har en sterk hovedregel om fullmakt: Hvis ikke annet er skriftlig meddelt, kan representanten fatte alle beslutninger knyttet til kontrakten. Det betyr at motparten normalt kan stole på representantens disposisjoner, selv om parten internt har strammere godkjenningsrutiner. Skal fullmakten begrenses utad, må dette kommuniseres tydelig og skriftlig. Uklare eller muntlige forbehold skaper lett tvist om beslutningen var bindende, og det er nettopp denne tvilstypen pkt. 9 skal forebygge.

Samtidig setter pkt. 9 en nedre grense for hvor lite fullmakt representanten kan ha: Representanten skal under enhver omstendighet kunne fatte de beslutningene som er nødvendige for at arbeidet kan gjennomføres uten unødvendig opphold. Bestemmelsen beskytter altså fremdriften. Partene kan ikke organisere seg på en måte som i praksis lammer prosjektet hver gang det trengs en rask avklaring. Dette er særlig viktig i samspill med pkt. 33 Fristforlengelse og pkt. 34 Vederlagsjustering, der korte frister og aktive svarplikter gjør at passivitet fort kan gi rettstap.

Pkt. 9 åpner videre for delegasjon: Representanten kan gi andre fullmakt til å opptre på sine vegne, men den andre parten skal varsles om dette. I praksis bør slik delegasjon avgrenses konkret, for eksempel etter fagområde, beløpsramme eller tidsrom, slik at det er lett å kontrollere hva stedfortrederen faktisk kan beslutte. Utydelig delegasjon øker risikoen for at det i ettertid oppstår uenighet om en beslutning var gyldig.

Bestemmelsen må også sees i sammenheng med pkt. 4.2 Byggherremøter og pkt. 32.1 Endring i form av pålegg. I praksis kan det oppstå glidning mellom formelle fullmakter og det som faktisk skjer i prosjektmøter eller gjennom rådgivere. Dersom partene over tid aksepterer en bestemt praksis, kan den få betydning for hvordan fullmaktsspørsmål vurderes. Derfor er det klokt å rydde opp tidlig ved å bekrefte beslutningslinjer skriftlig, i stedet for å la tvilen bygge seg opp.

Et typisk eksempel er en situasjon der tekniske fag kolliderer, og det må tas en rask beslutning om omlegging for å unngå stans på byggeplass. Hvis den som opptrer for Byggherren eller Totalentreprenøren ikke har avklart fullmakt, kan samme spørsmål bli sendt frem og tilbake i flere ledd mens frister løper. Konsekvensen kan bli både produksjonstap og tvist om hvem som bærer kostnadene.