4.3 Møter med kontraktsmedhjelpere

Pkt. 4.3 regulerer møter mellom Totalentreprenøren og hans kontraktsmedhjelpere. Bestemmelsen er kort, men viktig i praksis fordi den legger til rette for koordinering i produksjonen uten å gjøre disse møtene til en automatisk erstatning for byggherremøtet etter Pkt. 4.2 Byggherremøter.

Første setning sier at Totalentreprenøren skal holde møter med sine kontraktsmedhjelpere i nødvendig utstrekning. Det betyr at møteaktiviteten skal tilpasses prosjektets faktiske behov, ikke et fast minimumstall. I enkle prosjekter kan behovet være begrenset, mens større og teknisk sammensatte prosjekter krever hyppigere og mer spesialiserte møter.

Hovedformålet er å sikre fremdrift, avklare grensesnitt og redusere risiko for feil i utførelse. Dersom slike møter ikke gjennomføres når situasjonen tilsier det, øker risikoen for kollisjoner mellom fag, forsinkelser og uklare ansvarsforhold.

Annet setning sier at det kan avtales at Byggherren skal ha rett til å delta på disse møtene. Dette er altså ikke en automatisk rettighet, men noe partene må avtale. Når Byggherren deltar, vil rollen ofte være å få informasjon og følge opp fremdrift, mens formelle beslutninger fortsatt bør håndteres i riktige kanaler.

Bestemmelsen bør derfor leses sammen med Pkt. 4.1 Generelt om møter og Pkt. 9 Partenes representanter, slik at det er tydelig hvem som har myndighet til å binde partene i den konkrete saken. Hvis et forhold skal fremmes som varsel eller krav, må det dokumenteres på en måte som oppfyller skriftlighetskravene i Pkt. 5 Varsler og krav. Siden pkt. 5 annet ledd uttrykkelig gjelder referat ført etter pkt. 4.2, bør partene ikke uten videre legge til grunn at alle særmøtereferater har samme virkning.

Et praktisk eksempel fra elektro er koordinering av føringsveier, tavlerom og rekkefølge for inntransport av utstyr. Dersom Byggherren deltar i slike møter og det gis føringer som påvirker tid eller kostnad, bør partene sørge for at konsekvensene løftes inn i riktig formelt spor, slik at det ikke senere oppstår uenighet om hva som bare var teknisk drøftelse, og hva som var en bindende beslutning.