4.2 Byggherremøter

Pkt. 4.2 regulerer byggherremøtet som prosjektets viktigste felles beslutningsarena mellom Byggherren og Totalentreprenøren. Bestemmelsen må leses i sammenheng med den overordnede rammen i Pkt. 4.1 Generelt om møter og med reglene om øvrige møter i Pkt. 4.3 Møter med kontraktsmedhjelpere.

Første ledd

Første ledd sier at Totalentreprenøren jevnlig skal innkalle til byggherremøter om prosjektering, utførelse og fremdrift. Samtidig kan Byggherren også innkalle ved behov. Innkalling skal normalt gis med minst sju dagers varsel.

Formålet er forutsigbar styring av prosjektet. Jevnlige møter gjør at avvik, uklarheter og behov for avklaringer fanges opp tidlig. At begge parter kan innkalle, reduserer risikoen for at nødvendige avklaringer blir utsatt fordi den andre parten ikke tar initiativ.

I praksis bør møtesyklusen legges fast tidlig i prosjektet, og neste møtedato bør fremgå tydelig av referatet. Det gir bedre sporbarhet og støtter skriftlighetskravene etter Pkt. 5 Varsler og krav. Etter annet ledd i pkt. 5 regnes varsler og krav som er innført i referat fra byggherremøte som skriftlige, noe som er særlig viktig når forhold senere blir omtvistet.

Annet ledd

Annet ledd fastsetter at partenes møtedeltakere skal ha fullmakt til å avgjøre ordinære saker. I tillegg skal Totalentreprenøren stille med representanter fra kontraktsmedhjelpere i nødvendig utstrekning.

Dette innebærer at byggherremøtet ikke bare er et orienteringsmøte, men et forum der løpende beslutninger skal kunne tas uten unødig opphold. Terskelen «ordinære saker» må vurderes konkret, men utgangspunktet er at saker som naturlig hører til den daglige gjennomføringen skal kunne avklares i møtet.

Bestemmelsen bør ses i sammenheng med Pkt. 9 Partenes representanter, slik at partene unngår tvist om hvem som faktisk kunne binde parten i den konkrete situasjonen. For Totalentreprenøren er det også viktig at relevante kontraktsmedhjelpere deltar når deres fag påvirker fremdrift, grensesnitt eller kostnader.

Tredje ledd

Tredje ledd sier at Totalentreprenøren normalt fører referat, med mindre partene har avtalt noe annet. Referatet skal sendes i god tid før neste møte både til øvrige møtedeltakere og til partenes representanter. Innsigelser må fremmes uten ugrunnet opphold, og senest i første ordinære byggherremøte etter mottak.

Denne regelen gjør referatet til et sentralt dokument i kontraktsforholdet. Når partene ikke protesterer innen fristen, øker risikoen for at innholdet blir lagt til grunn som partenes felles forståelse av hva som ble sagt og besluttet. Referatkvalitet, tydelig språk og rask gjennomgang av innholdet i møtereferatet er derfor kritisk.

Koblingen mot Pkt. 5 Varsler og krav er praktisk viktig: varsel og krav som er ført inn i referat fra byggherremøte regnes som skriftlige. Det betyr at møtereferatet ofte blir avgjørende for om en part har oppfylt varselplikten i tide.

Et praktisk eksempel fra testing, idriftsettelse og prøvedrift er når fremdriftsplanen må justeres fordi integrerte tester mellom tekniske fag krever ekstra tid. Dersom dette drøftes i byggherremøtet, må både beslutningen, forutsetningene og eventuelle varsler om frist- eller vederlagsvirkninger fremgå klart av referatet. Uten tydelig protokollering øker risikoen for senere uenighet om hva Byggherren og Totalentreprenøren faktisk ble enige om.