4.1 Generelt om møter

Pkt. 4.1 sier at dersom partene ikke har avtalt noen andre regler om møter, så gjelder bestemmelsene i punkt 4. Bestemmelsen gir Byggherren og Totalentreprenøren et praktisk verktøy for å organisere samarbeidet før og under gjennomføringen, uten å låse dem til én fast møtemodell ved at bestemmelsen eksempelvis legger opp til at begge parter kan kreve egne møter om særskilte problemstillinger.

Første ledd

Første ledd sier at reglene i pkt. 4 gjelder så langt partene ikke har avtalt en annen møteordning. Det betyr at bestemmelsen er fleksibel: partene kan i kontrakten eller senere avtale mer detaljerte rutiner, for eksempel møtefrekvens, faste deltakere, frister for utsendelse av agenda og krav til referatstruktur.

Den praktiske konsekvensen er at man alltid bør starte med å kontrollere om prosjektet har egne avtalte møteregler. Hvis ja, brukes disse først. Hvis nei, brukes standardsystemet i pkt. 4 med de utfyllende reglene i Pkt. 4.2 Byggherremøter og Pkt. 4.3 Møter med kontraktsmedhjelpere.

Annet ledd

Annet ledd gir hver av partene rett til å kreve et oppstartsmøte før arbeidene begynner. Formålet er å etablere felles spilleregler tidlig, slik at partene unngår misforståelser om roller, beslutningslinjer og kommunikasjonsrutiner når produksjonen først er i gang.

I praksis bør oppstartsmøtet brukes til å avklare blant annet hvem som opptrer som partenes representanter (hvis ikke dette allerede er avtalt), hvordan beslutninger skal tas i møter, og hvordan varsler og krav skal meldes skriftlig etter Pkt. 5 Varsler og krav og innenfor rammene av Pkt. 9 Partenes representanter. En tydelig oppstart reduserer risikoen for senere tvist om hvem som kunne binde partene i en konkret situasjon.

Tredje ledd

Tredje ledd åpner for at hver av partene også kan kreve særmøter om bestemte problemstillinger underveis. Dette dekker typisk tema som krever mer spisskompetanse/teknisk kompetanse/spørsmål enn det man normalt tar i et ordinært byggherremøte, for eksempel tekniske grensesnitt, fremdriftskonsekvenser eller koordinering av kontraktsmedhjelpere.

Bestemmelsen gir ikke i seg selv detaljerte regler om fullmakt og referat tilsvarende det som følger av pkt. 4.2. Derfor bør partene være bevisste på møtets formål, hvem som deltar, og hvordan beslutninger protokolleres. Hvis et forhold skal ha rettsvirkning som varsel eller krav, må det følges opp slik at skriftlighetskravene i pkt. 5 er oppfylt.

Et praktisk eksempel fra rigg, logistikk og kran er når partene holder et eget særmøte om løfteplan, adkomst og rekkefølge for inntransport. Dersom møtet fører til konkrete føringer som påvirker fremdriften, må det være tydelig hvem som hadde myndighet til å beslutte dette, og hva som faktisk ble avtalt. Uten slik avklaring kan uenighet senere oppstå om ansvaret og konsekvensene ligger hos Byggherren eller Totalentreprenøren.